(Info:) Ad-hoc-Auszeichnungen sind Textauszeichnungen, auch Schriftauszeichnungen genannt, wie fett, kursiv, eine bestimmte Schriftart oder -farbe, die der Benutzer nur über Tastenkürzel oder Klicks in der Symbolleiste einstellt, ohne Zeichenformate bzw. Absatzformate zu benutzen. In diesem Tutorial »Ad-hoc-Formate in MS WORD umwandeln« bezieht sich auf die Version 16 von MS WORD 365 und zeigt Ihnen, wie Sie diese ad-hoc-Formate schnell und einfach in Zeichenformate bzw. Absatzformate umwandeln können.
(Tipp:) Einfacher geht es mit dem Open Source Office Programm LibreOffice 7. (siehe:) Tutorial »Ad-hoc-Auszeichnungen in LibreOffice 7 umwandeln«. Das Ergebnis aus LibreOffice 7 können Sie als .docx-Datei speichern und dann in MS WORD wieder öffnen. Die Formatvorlagen bleiben dabei erhalten.
(Hinweis:) Zum besseren Verständnis: Ad hoc (lateinisch für »zu diesem, hierfür«) bedeutet »für diesen Augenblick gemacht« oder »zur Sache passend«, man könnte es auch als »spontan« übersetzen. Die korrekte Schreibweise nach Duden ist ohne Bindestrich. Hier im Text habe ich es für eine bessere Lesbarkeit mit Bindestrich geschrieben.
Inhaltsverzeichnis
- Warum Textauszeichnungen?
- Warum soll man Ad-hoc-Formate umwandeln?
- Woher kommen Texte, die nur ad-hoc-Formate enthalten?
- Textformatierungen beim Schreiben in MS WORD eingeben
- Ad-hoc-Auszeichnungen in MS WORD umwandeln
- Fazit
Warum Textauszeichnungen?
(Antwort:) Textauszeichnungen (Schriftauszeichnungen oder Textformatierungen) wie fett heben bestimmte Worte im Text hervor. Dadurch bekommen diese Wörter mehr Gewicht oder werden betont. Außerdem helfen Auszeichnungen dem Auge, den Text schneller zu lesen oder zu überfliegen (zu scannen). (siehe:) Schriftauszeichnung
Warum soll man Ad-hoc-Formate umwandeln?
(Antwort:) Wenn es nur darum geht, schnell einen Brief zu schreiben und diesen auszudrucken, dann braucht man die ad-hoc Textformatierungen eigentlich nicht. Jedoch bei der digitalen Darstellung von Texten als E-Book oder Webseite helfen Textauszeichnungen dem Auge, den Text schneller zu erfassen. Auch bei gedruckten Texten ist es wichtig, dass die Textformatierungen konsequent und gleich dargestellt werden, um den Leser das Lesen einfacher zu machen oder spätere Änderungen an der Darstellung einfacher vorzunehmen.
Woher kommen Texte, die nur ad-hoc-Formate enthalten?
(Antwort:) Wenn Sie Texte aus einem anderen Programm zum Beispiel als .rtf-Datei abspeichern, dann können die benutzten Formatvorlagen verloren gehen. Oder wenn Sie beim Schreiben des Textes in MS WORD zum Beispiel aus Gründen der Geschwindigkeit die Formatvorlagen nicht benutzt haben.
Textformatierungen beim Schreiben in MS WORD eingeben
In dem Office Programm MS WORD gibt es zwei Möglichkeiten, ad-hoc Auszeichnungen beim Schreiben einzugeben:
(1:) Die Tastenkürzel (Win:) bzw. (Mac:) machen eine Textauswahl fett. Die Tastenkürzel (Win:) <strg><Shift><F> bzw. (Mac:) <CMD><Shift><F> stellen die Textauswahl schräg (auch kursiv, italic, oblique oder betont genannt) dar.
(2:) Ein Klick auf die Taste »F« in der Symbolleiste macht eine Textauswahl fett und ein Klick auf die Taste »K« stellen die Textauswahl schräg dar.
Über die Symbolleiste können Sie auch die Schriftart, -größe, -farbe oder -hintergrundfarbe und anderes ändern.
(Tipp:) Wenn Sie einen Text in MS WORD schreiben, dann können Sie auch gleich Formatvorlagen verwenden. Diese können Sie entweder über das Kontextmenü »Zeichen« bzw. »Absatz« mit der (MBR:) rechten Maustaste aufrufen oder per (2xClick:) Doppelklick im Fenster »Formatvorlagen« aufrufen. Falls die gewünschte Textformatierung noch nicht zur Verfügung steht, können Sie eine neue in diesem Fenster erstellen und dann im Dokument verwenden.
(Hinweis:) Den Artikel »10 Zutaten für einen Thriller« finden Sie auch auf dieser Website.
Ad-hoc-Auszeichnungen in MS WORD umwandeln
Statt den Text manuell durchzugehen, hilft Ihnen die »Suche und Ersetzen«-Funktion alle Textstellen zu finden, die eine bestimmte Textformatierung haben. Dieser Auswahl können Sie dann eine Formatvorlage zuweisen. So gehen Sie vor:
(oAbb:) Rufen Sie den Menübefehl »Bearbeiten > Suchen und Ersetzen« auf.
(A:) Im Dialog »Suchen und Ersetzen« löschen Sie, wenn nötig, das erschienene Wort aus dem Feld »Suchen«.
(B:) Klicken Sie auf »Format«.
(C:) Wählen Sie im neuen Fenster für den »Schriftschnitt« den Begriff »Fett« aus, um fette Wörter gleich zufinden, und bestätigen Sie dies mit »OK«.
(D:) Klicken Sie auf »Weitersuchen«, damit das nächste Wort im Text zu finden, das fett ist.
(E:) Im Text wird das gefundene Wort, das fett ist, angezeigt.
(Tipp:) Sollten die Überschriften auch ausgewählt sein, dann schließen Sie das Fenster »Suchen und Ersetzen«, beginnen wieder beim ersten Schritt und geben bei Schritt (C:) zusätzlich die Schriftgröße »10« ein. So erhalten Sie dann nur die fetten Worte im Fließtext, der hier im Beispiel die Schriftgröße »10 pt« hat.
(F:) Ist das Wort richtig ausgewählt, dann machen Sie im Fenster »Formatvorlagen« einen Klick auf das Format »fett«.
(oAbb:) Die Schritte (D:) bis (F:) müssen Sie (leider) manuell wiederholen, bis Sie das Ende des Texts erreicht haben.
(Tipp:) In LibreOffice können Sie alle fetten Wörter auf einen Rutsch auswählen und dem Format »fett« zuweisen. (Schlecht:) MS WORD scheint diese Fähigkeit im Laufe der Zeit wieder verloren zu haben.
Fazit
Das Tutorial »Ad-hoc-Auszeichnungen in MS WORD umwandeln« zeigte Ihnen, was ad-hoc-Auszeichnungen sind, wie sie entstehen und wie Sie sie in eine Formatvorlage umwandeln können. So werden Textformatierungen konsequent und gleich dargestellt für ein leichteres Lesen. Außerdem können Sie mithilfe von Formatvorlagen Änderungen in der Darstellung leichter und sicherer vornehmen.
(Ende.)